Bir fuar standı işini yönetmek için ne gerekiyorsa

Fuara katılacak firmaları potansiyel olarak tutar, toplu ya da tek tek mail atar, gelen cevabı otomatik yakalayıp aynı kartın altına düşürür. Ulaşmayan mailler kaybolmaz, "Teslim Edilemedi" sekmesine düşer.

Bir fuarın katılımcı listesini sisteme alır, firmaları ve yetkilileri çıkarır, tek tıkla potansiyele ya da müşteri kartına çevirir. Aynı isimli farklı fuarlar şehir ve tarihle ayrışır.

"Şu fuarın listesi taransın" talebini kayda alır. "Başla" düğmesiyle kim ilgilendiği anında belli olur.

Bir süredir dokunulmamış eski müşteri ve potansiyelleri gece otomatik tespit eder, gidecek mailin halini önizleyip önünüze koyar.

Her temsilci ilk temas maillerini kendi üslubuyla yazar; şablon kişisel ya da firma geneli olur. Yazarken sağda gerçek bir leadle nasıl görüneceği canlı görünür.

Firma ve yetkililerini tek kartta tutar; bir projede birden çok yetkiliyle çalışır, sunumu ve teklifi kime göndereceğinizi tek tek seçersiniz.

Çalıştığınız fuarları kayıt altında tutar, yaklaşanları takvimde gösterir; hangi fuara ne kadar kaldığını herkes görür.

Dışarıdan gelen "şu işe fiyat verir misiniz?" talebine proje açmadan cevap verir. İş bağlanınca girilen kalemler projenin maliyetine aktarılır; 3 gün sonra sistem WhatsApp'tan "dönüş var mı?" diye sorar.

Bir işi ilk temastan teslime kadar tek yerde yürütür. Proje detayının tepesindeki durum şeridi "şu an neredeyim, sıradaki adım ne"yi projeden türetir; kullanıcı parçaları değil hikâyeyi görür.

Her aşamaya iş emri açılır, doğru kişiye atanır, revize turları izlenir. Bir iş emri atandığında tek hamlede dört şey olur: çan bildirimi, hatırlatıcı, e-posta ve WhatsApp mesajı.

Tasarımı müşteriye sunar, kararını kaydeder, her turu arşivler. Brief ve otomatik üretilen proje künyesi Drive'da tur klasörüne kopyalanır; müşterinin WhatsApp'tan attığı referans görselleri tasarımcının iş emrine düşer.

Maliyeti kalem kalem çıkarır, şablondan hızlandırır, bitince kilitler. Teklifi maliyetin altına düşürmeye sistem izin vermez; kutu kırmızıya döner ve gönderim kapanır.

Üretimde çıkan soruları ("bar arkası niş 30 mu 40 mı") projenin kendi yazışmasında tutar. Müşteri sonradan iş eklerse tutarıyla kayda geçer ve kapanış mutabakatına "İlave" satırı olarak gelir.

Biten işleri ayrı arşivde toplar; koda, müşteriye ya da fuara göre aranır, onaylı tasarım ve teklif numarası kayıtta durur.

Teklif kazanılınca üretim başlar; 10 aktif alt aşama, üretim grupları ve dosya arşiviyle ilerler. Fuar başlangıç ve bitiş tarihi gelince ilgili alt aşamalar kendiliğinden tamamlanır.

Her projede kullandığınız sabit grup listesini bir kez tanımlarsınız; sonra "Başla" denince gruplar kendiliğinden açılır. Liste admin panelinde değil, operasyon müdürünün kendi ekranında.

Atölyede işi hangi ustanın takip ettiğini tutar. Usta atanınca telefonuna proje künyesi gider: kod, müşteri, ölçü, fuar, hol/stant, kurulum-teslimat-söküm tarihleri.

"Hangi fuara ne yetişecek" sorusunu tek ekranda cevaplar; fuarlara göre gruplanmış proje kartlarıyla kurulum, teslimat ve söküm planı görünür.

Dışarıda üretilecek işleri taşeron firmalara devreder; atayınca birincil kişiye model, metraj, hol/stant, fuar ve tarihlerle bilgilendirme maili gider.

Projenin tüm dosyaları tek arşivde. CNC ya da Otaket dosyasını USB'ye atıp atölyeye inme derdi bitti: dosya doğrudan mail edilir ya da yazdırılır, kartta gönderim izi kalır; aynı dosya iki kez gitmez.

Depo sorumlusuna gelen talepleri gösterir, "elde kaç var" cevabını alır. Telefondan cevaplanır; kuruluma 3 gün ya da daha az kalan talepler kırmızı görünür.

Zemin, temizlik, ekstra malzeme ve dijital baskıyı fuar ve stant bazında yürütür. Solda fuarın röntgeni, sağda seçilen standın kartları; sipariş gitmeden önce kime ne gideceği önizlenir.

Çalışılan firmaları ve yetkililerini tutar. Bir tedarikçiye birden fazla yetkili girilir; sipariş ve teklif mesajları hepsine birden gider.

Teklif min. satış fiyatının altına düşerse patron onayına gider ve onaylanmadan müşteriye gitmez. Patron ekrana hiç girmeden WhatsApp'tan "onay" ya da "red <sebep>" yazabilir.

Proje kapanırken iş muhasebeye devredilir, tahsilat takip edilir. Kapanış mutabakatında ek işler "İlave" satırı olarak hazır gelir. Rakamları temsilci girer, devri muhasebe tamamlar.

"Bu ay nereye gidiyoruz" sorusunu fuar takvimi üstünden cevaplar: o ay kaç fuar var, hedef ne, kazanılan ne, açık ne. Yıl şeridinde tüm sezon görünür.

Müşteri temsilcisine kendi işlerinin para tarafını gösterir: etkinlikten projeye inen bir akış, KPI'lar ve grafikler.

Her role kendi tablosu: patrona iş ve para özeti, temsilciye aksiyon listesi, tasarımcı ve maliyetçiye iş kuyruğu, operasyona üretim hattı. Aciliyet fuar tarihine göre renklenir.

Kimin üstünde kaç iş olduğunu tek ekranda gösterir; iş dağıtırken kime yükleneceğine buradan bakılır.

Biten projeleri firma tanıtım sitesinde yayına alır, fotoğraflarını sıralar, sosyal medya paketi hazırlar.

Projeyi yapay zekayla analiz edip müşteri temsilcisine taslak ve öneri çıkarır; sorumlu taslağı tek tıkla uygular.

Sahaya ayrı bir telefon arayüzü. Proje açma, dosya yükleme, teklif hazırlama, maliyet çıkarma, karar girme, ihtiyaç talebi ve depo cevabı hepsi telefonda; girilen her şey anında bilgisayardaki ekranda.

En az 30 farklı otomatik bildirim türü; çan, telefon bildirimi ve e-posta. Telefondaki bildirime dokunmak doğrudan ilgili projeye ya da talebe götürür.

Her kullanıcıya kendi kurumsal adresi tanımlanır: mail kendi adresinden çıkar, kendi "Gönderilenler"ine kopyalanır, müşteri cevabı ona döner. Ulaşmayan mail "Teslim Edilemedi"ye düşer.

Admin, patron, müşteri temsilcisi, tasarımcı, maliyetçi, operasyon, muhasebe, depo, satın alma. Yetki kontrolü ekranı gizlemekle sınırlı değil; her istek sunucu tarafında da denetlenir.

Veritabanı ve dosyalar zamanlanmış olarak Google Drive'a yedeklenir; bir aksilik olursa e-posta ile haber verilir.

Ofisin Drive klasörleriyle sistemi birbirine bağlar: saha operasyon dosyaları çift yönlü senkronlanır, tasarımcı brief'i Drive'a kopyalanır, sözleşme takip tablosu tazelenir.

Ofisteki yazıcıya sistemden doğrudan baskı gönderir. Ofis dışından bağlanan biri "Yazdır" dediğinde bağlantı takılmaz.

Her sürümde ne eklendiğini ekibe sade Türkçeyle anlatır, menüde "yeni" rozetiyle duyurur. Yeni özelliği tek tek anlatmak yerine herkes kendi hızında okur.