İhtiyaç · Depo · Satın alma · Muhasebe
Malzemenin nereye gittiği artık kimsenin aklında değil
"Şu malzeme lazım" cümlesi eskiden WhatsApp'ta konuşulur, kim aldı kaça aldı kimse bilmezdi, fatura kaybolurdu. Artık ihtiyaç listesi depoya düşüyor, depoda çıkmayan ne varsa teklifi toplanıp satın alınıyor, teslim alınıyor ve faturası muhasebeye kadar takip ediliyor. Tek zincir, dört rol, hiçbir halkası boşta değil.
Zincir, adım adım
Her adımda kimin ne yaptığı ve sistemin ne yaptığı ayrı yazıyor. Sistem sütununda yazan hiçbir şey için kimsenin bir düğmeye basması gerekmiyor.
- Operasyon
İhtiyaç talebi açılır
Üretim için gereken malzeme satır satır yazılır: ne, kaç tane, hangi proje için. Anlaşılmayacak bir parça varsa fotoğrafı eklenir. Talep taslakta bekler, hazır olunca depoya gönderilir.
SistemTalep depo sorumlusunun gelen kutusuna düşer, çan ve telefon bildirimi gider, ayrıca seçilen WhatsApp grubuna da yazılır. - Depo
Depo "elde kaç var" yazar
Depocu her kalemin karşısına elindeki miktarı yazar; gerekirse not ve raf fotoğrafı ekler. Eksik kalanlar listede kırmızı çıkar. Yanlış yazdıysa cevabını düzeltebilir.
Sistemİstenen ile mevcut arasındaki fark her satır için kendiliğinden hesaplanır; cevap operasyona ve gruba düşer. - Operasyon
Eksikler için karar verilir
Her eksik kalem için üç seçenek var: satın al, alternatif kullan, vazgeç. Karar verilirken ihtiyaç talebi kilitlenmez; yeni bilgi gelirse karar geri alınıp talep depoya tekrar gönderilebilir.
SistemVerilen karar da WhatsApp grubuna düşer. Amaç ikinci bir göz: depoda "yok" görünen malzemenin başka bir odada durduğunu bilen biri o pencerede uyarabilsin. - Satın alma
Belge kendiliğinden doğar, teklif toplanır
"Satın al" denen kalemler için satın alma belgesi elle açılmaz, karar kaydedildiği anda oluşur. İki yol var: direkt satın al ya da firmalardan teklif topla. Gelen fiyatlar satır satır girilir, kazanan seçilir; listenin tamamı tek firmaya da verilebilir, kalemler farklı firmalara da dağıtılabilir.
SistemMiktar istenen kadar değil eksik kadar yazılır: 10 istenmiş, depoda 4 varsa belgeye 6 girer. Teklif mailleri tedarikçinin bütün yetkililerine birden gider. - Patron
Tutar eşiği aşıyorsa onaya gider
Patronun koyduğu tutarın üstündeki siparişler o onaylamadan firmaya gitmez. Onaylar ya da sebep yazarak geri çevirir. Pazarlıkla fiyat eşiğin altına inerse sipariş onaya hiç uğramaz.
SistemOnay bekleyen sipariş patronun kendi ekranında birikir; red gerekçesi satın almacıya bildirim olarak döner. - Satın alma + muhasebe
Teslim alınır, fatura muhasebeye düşer
Satın almacı "aldım" der (ödeme şekli ve belge durumuyla), mal gelince "teslim aldım" der. Muhasebe kendi kuyruğundan faturayı işler; e-fatura seçilenler "belgesi eksik" listesine düşmez, o fatura zaten muhasebeye gelir.
Sistem"Teslim aldım" denildiği anda ihtiyaç talebindeki ilgili satır kapanır; zincirin başı ve sonu birbirine bağlı.
Zincirin dört kuralı
Bunlar ayar değil, sistemin davranışı. Zincirin sızdığı dört yeri kapatıyorlar.
Miktar istenen kadar değil, eksik kadar
On tane istenmiş, depoda dört varsa satın alma belgesine altı yazılır. Kimse çıkarma işlemi yapmıyor, kimse fazladan mal almıyor.
Tutar eşiği: sessiz bir fren
Patronun belirlediği tutarın üstündeki her sipariş onun onayına düşer. Altındaki siparişler beklemez. Pazarlıkla fiyat eşiğin altına inerse onaya hiç gitmez.
WhatsApp grubu, ikinci bir göz
Talep, depo cevabı ve karar seçilen bir gruba da düşer ki "dur, o showroomda var" diyebilecek biri görebilsin. Grupta yazılanlar sisteme işlenmiyor: kayıt sistemde, konuşma grupta.
Zincirin sonu başına bağlı
Mal teslim alındığı anda onu doğuran ihtiyaç talebi satırı kapanır. Ortada "sipariş verilmiş ama gelmiş mi belli değil" diye bir bölge kalmıyor.
Kim neyi görüyor
Talebi açar, kararı verir
Neyin ne kadar gerektiğini yazar; depo cevabından sonra eksikler için satın al, alternatif kullan ya da vazgeç der.
Elde ne olduğunu söyler
Gelen taleplere kalem kalem mevcut miktarı yazar, gerekirse not ve fotoğraf ekler. Telefondan cevaplar.
Teklif toplar, sipariş verir
Kendi kuyruğundaki belgeleri yürütür: firmalara teklif sorar, kazananı seçer, aldım ve teslim aldım der.
Onaylar ve faturaya bağlar
Patron eşik üstü siparişleri onaylar ya da sebep yazarak çevirir; muhasebe faturayı kendi kuyruğundan işler.
Depo sorumlusu ve satın almacı sisteme kendi rolüyle giriyor; ikisi de işini telefondan yürütebiliyor. Kuruluma üç gün ya da daha az kalan talepler depocunun listesinde kırmızı görünüyor; sıralamayı fuar tarihi yapıyor, kimsenin "şu acil" demesi gerekmiyor.
"Şu malzeme lazım" WhatsApp'ta konuşulurdu.
Depoda ne olduğunu ancak gidip bakan bilirdi.
Kim aldı, kaça aldı, hangi projeye yazıldı: belirsiz.
Sipariş fişleri elle açılır, biri unutulurdu.
Fatura ortada kalır, muhasebe sonradan peşine düşerdi.
İhtiyaç sistemde satır satır kayıtlı, fotoğraflı.
Depo cevabı yazıyor: elde kaç var, eksik kaç.
Her kalem projeye ve tedarikçiye bağlı duruyor.
Belge karardan kendiliğinden doğuyor, miktarı eksik kadar.
E-fatura ayrımıyla muhasebe kuyruğu kendi kendini besliyor.
Operasyonu tek sisteme taşıyın
Yarım saatlik bir görüşmede sistemi kendi işleriniz üzerinden gösterelim.